RADARBANJARMASIN.JAWAPOS.COM, Paringin - Gelombang transformasi digital mulai menyentuh administrasi tingkat dasar di Kabupaten Balangan.
Sekolah dasar di Kecamatan Batumandi kini resmi mempelopori penggunaan aplikasi agenda surat digital guna menggantikan pola pengarsipan konvensional yang selama ini dinilai kurang efisien.
Langkah inovatif ini dimatangkan dalam kegiatan belajar bersama yang dipusatkan di SDN Kasai, akhir pekan tadi.
Sejumlah staf tata usaha (TU) dari berbagai sekolah dasar di wilayah Batumandi berkumpul untuk menyamakan persepsi serta standar penginputan data surat masuk maupun surat keluar agar lebih sistematis.
Kepala SDN Kasai, Subhan Saputra yang menjadi motor penggerak kegiatan ini menjelaskan, penggunaan aplikasi tersebut merupakan jawaban atas kebutuhan tertib administrasi di era digital.
Menurutnya, keseragaman standar penulisan data menjadi kunci utama agar arsip digital tersebut benar-benar bermanfaat jangka panjang.
"Kalau digunakan masing-masing tanpa kesepakatan, bisa saja terjadi perbedaan penulisan yang justru menyulitkan ke depannya. Karena itu, penting untuk menyamakan persepsi sejak awal," ujar Subhan, Senin (27/4).
Saat simulasi, para tenaga administrasi sekolah nampak tidak menemui kendala berarti saat mengoperasikan sistem baru tersebut. Sebagian besar peserta justru cepat beradaptasi dengan fitur pengarsipan dokumen digital yang memungkinkan pencarian surat lama hanya dalam hitungan detik.
Inisiatif mandiri dari komunitas sekolah di Batumandi ini tercatat sebagai yang pertama di Bumi Sanggam untuk level sekolah dasar.
Digitalisasi yang dilakukan tidak sekadar mencatat nomor surat secara komputerisasi, melainkan mencakup pemindaian (scanning) dokumen asli sehingga risiko kehilangan arsip fisik akibat kerusakan atau faktor usia bisa diminimalisir.
Implementasi teknologi sederhana ini diharapkan mampu memangkas birokrasi internal di lingkungan sekolah.
"Dengan database yang terintegrasi, kepala sekolah maupun guru dapat dengan mudah mengakses dokumen penting tanpa harus membongkar tumpukan berkas manual di gudang arsip," pungkasnya.
Editor : Sutrisno